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IDEAL-Fokusprinzip: 5 Planungsschritte für mehr Erfolg

Freitag, 02 Oktober 2009
Versierte Zeitmanager wissen: Planen bringt unter dem Strich Zeitersparnis. Wie geht das mit heutigen Tools? Wir kommen Zielen näher, wenn wir sie aufschreiben und uns danach orientieren. Das IDEAL-Fokusprinzip hilft, den Link zwischen langfristigen Zielen und dringenden Tagesaktivitäten zu schaffen.

Welches Planungs-System hat sich bewährt? Meine eigene Erfahrung im Umgang mit Planungsinstrumenten ist bald 30 Jahre reich. Damals diente mir eine einfache Agenda mit Wochenübersicht, um meine Teenager-Projekte (einen lokalen Piratensender, eine mobile Discothek und unseren Jugendraum) sowie die Schule aufeinander abzustimmen. Später benutze ich eine Ringbuch-Agenda mit flexiblen, teils selber auf meinem ersten Mac erzeugten Vorlagen. Damit koordinierte ich Studium und meine Führungsaufgabe in den Lüften bei Swissair. Als Student noch unterrichtete ich andere Studenten in Arbeitstechnik. Hierzu testete ich zahlreiche innovative Planungstools mit Karten (DAISY), Time Card, Mindmaps, und die ersten elektronischen Organizers, insbesondere die ersten Palm Pilots. Schliesslich kam der Treo, und mit ihm der Wunsch, technische Abgleichprobleme zwischen Computer und Handheld aus der Welt zu wissen. Die Tools hätten das mühsame übertragen von handschriftlichen Unterlagen effizienter machen sollen, aber eben...auch darum ist das iPhone heute wohl so beliebt: Das funzt einfach (meistens).
Heute präsentiere ich Ihnen meine "Best Practices", die ich mit unzähligen Trainings- und Coachingkunden erprobt habe. Im Zeitalter elektronischer Tools (nutzen Sie vielleicht Ihre E-Mail Inbox als To Do-Liste?) bewähren sich 5 Planungs-Schritte mit dem Kürzel IDEAL, um fokussierter zu werden:
1. Ich-Zeit schaffen.
2. Dingekasten überblicken
3. Entscheidung Zeitbudget
4. Anpacken Hauptfokus
5. Lektionen Lernen

Dies sind die einzelnen Schritte des IDEAL-Fokusprinzips:
1. Ich-Zeit schaffen.
Das ist ein tägliches Zeitfenster, idealerweise vor Arbeitsbeginn, von 20-30 Minuten. Darin vollziehen Sie die Schritte 2 und 3.
2. Dingekasten überblicken: "Dinge" sind alle Lebens-/Jahres-/Monats-/Wochenziele, Aufgaben, Termine, Sitzungen, unbeantwortete E-Mails,Erholungszeitfenster, Papierunterlagen und was Sie sonst im Büro noch beschäftigen könnte.
3. Entscheidung Zeitbudget: Welchem "Ding" geben Sie wie viel Zeit heute? Denken Sie auch an die Notwendigkeit, etwa 30-40% zusätzliche Pufferzeit einzurichten! Überlegen Sie auch: Welchen drei Themen möchte oder sollte ich heute genügend Zeit schenken? Das wird Ihr Hauptfokus!
4. Anpacken Hauptfokus: Bevor Sie weitere Dinge zulassen, packen Sie den Hauptfokus heute an. Seien Sie hier kompromisslos. Als Chef ist es vielleicht das schwierige Mitarbeitergespräch, das vorbereitet sein möchte, als Verkäufer ein Anruf an einen unzufriedenen Kunden, etc.
5. Lektionen Lernen: Pläne sind nichts, Planen ist alles. Und ohne Rückblick ist auch Planen nicht wirklich wirkungsvoll. Überlegen Sie also mindestens einmal täglich: Was konnte ich umsetzen? Was hat mich vom Plan abgebracht? Was kann ich daraus lernen?

Das IDEAL-Fokusprinzip täglich angewendet wird Ihre Leistung fokussierter machen.
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