Für Führungskräfte ist Fokus erfolgsentscheidend. Wer immer busy ist, verliert die Übersicht. Im Harvard Business Review-Klassiker "Beware The Busy Manager" beschreiben Heike Bruch und Sumantra Ghoshal, dass viele Manager sehr viel Energie haben, diese aber unfokussiert verpufft. 

In unzähligen Gesprächen mit Führungskräften erfahre ich immer wieder, wie anspruchsvoll es ist, sich als Vorgesetzte(r) Zeit für das wirklich Wichtige zu nehmen. Oft sind Chefs so stark fremdbestimmt, dass die eigenen Ziele kaum mehr Platz haben. Die Woche ist voll mit Meetings, Dringendes frisst verbleibende Zeitfenster auf.

Der Schlüssel zu mehr Selbstbestimmung ist oft ein bewussterer Umgang mit eigenen Rollen. Die Rolle als Vorgesetzte(r) ist dabei genau so wichtig wie die privaten "Lebenshüte". Kennen Sie Ihre Lebenshüte, und haben Sie für jede Rolle auch Ziele formuliert?  Erfahrungsgemäss ist die Wochensicht eine sehr gute Zeitebene, um langfristige Ziele und kurzfristige Verpflichtungn zu verbinden. Steven Covey hat in seinem Klassiker "The Seven Habits Of Highly Effective People" als Arbeitshilfe eine Wochenübersicht abgedruckt, bei der man links die Rollenziele für die Woche eintragen kann, um sie auf die Wochentage zu verteilen. Natürlich bringt bei diesem Schritt Schriftlichkeit mehr Fokus.

Hier sind die 5 Schritte, die nach meiner Erfahrung eine fokussierte Wochenplanung ermöglichen, als Basis für fokussierte Führung:

1. Auslegeordnung: Stellen Sie alle Unterlagen zusammen, die Sie in der kommenden Woche benötigen: Besprechungsunterlagen, Aufgabenlisten, Ziele, Projektdokumente, und vor allem Ihre aus dem elektronischen Kalender ausgedruckte Wochenübersicht.
2. Wochenanalyse: Welche Termine kommen, was müssen Sie da vorbereiten? Wo haben Sie auf Ihrem Wochenplan noch Luft für Ihre Ziele? Falls Sie weder Zeitpuffer noch freie Zeit für ihre Ziele haben, überlegen Sie: Welche Besprechungen kann ich kürzen? Wo muss ich unbedingt dabei sein?
3. Zieldefinition: Welche langfristigen Ziele möchten Sie in der kommenden Woche voranbringen? Schreiben Sie diese auf, möglichst smart.
4. Priorisieren: Was muss wirklich erledigt werden? Welche Themen möchten Sie wann nächste Woche voran bringen? Planen Sie Zeitblocker für diese Themen ein. Dieser Schritt ist besonders wichtig und kann dazu führen, dass Sie zurück zum Schritt "Wochenanalyse" gehen und bereits Geplantes (insbesondere Besprechungen) ändern müssen. Das ist gut so und führt zu mehr Selbstbestimmung!
5. Vorbereiten: Legen Sie die für die Zeitblöcke und geplanten Aktivitäten relevanten Unterlagen in Hängeregister für den jeweiligen Tag. Am Morgen haben Sie alles Relevante griffbereit.

Diese Wochenplanung beansprucht bei mir 15 bis 30 Minuten pro Woche. Damit spare ich enorm viel Zeit in der Tagesplanung ein, und vor allem: Meine langfristigen Ziele rücken so Tag für Tag in meinen Fokus. Welche Erfahrungen haben Sie mit diesem Thema?

 

 

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