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Schriftlichkeit bringt Fokus

Freitag, 20 April 2012

Markus E. hiess mein Chef, und er hatte alles im Kopf. Termine, Aufgaben, Projektmeilensteine, er war in der Lage, als externer Berater all dies ohne Notizen aus dem Kopf zu wissen. Für mich als Feinplaner war er in Sachen Flexibilität und Zuverlässigkeit ein grosses Vorbild.

 

Doch nicht jeder ist Markus. Und ich bin mir nicht sicher, ob er heute sich noch gleich organisieren kann. Die Informationen, die wir verarbeiten müssen, sind sicher nicht weniger geworden. Es geht in unserem Verarbeitungsprozess um das Aufnehmen, Bewerten und Zuordnen von Informationen in unseren internem Organisationssystem. Studien beweisen, dass zu viele Reize für unser Gehirn auf die Dauer nicht mehr rational verarbeitbar sind. Wir reagieren mit Ablehnung, Angst, ja Panik, Ignoranz - jeder in seiner eigenen Form. Die Folgen können auf verschiedenen Ebenen fatal sein: Burnout beim Individuum, Konflikte im Team, nicht erreichte Unternehmensziele.

 

Besonders wenn's um's Priorisieren von Aufgaben geht, ist Schriftlichkeit hilfreich. Hier ist ein ganz einfacher Tipp, wie Sie in der neuen Woche täglich das Gefühl stärken können, alles "im Griff" zu haben:
  • Aufgabenliste auf Papier: Führen Sie ab morgen eine Aufgabenliste auf Papier. Das kann ein "Waschliste" auf einem leeren Blatt Papier sein, oder der Printout Ihrer elektronischen Aufgabenliste, oder eine Kombination aus verschiedenen Quellen.
  • Mobilität: Legen Sie diese Liste auf Ihren Schreibtisch und nehmen Sie sie mit, falls Sie unterwegs sind.
  • Durchstreichen: Streichen Sie erledigte Aufgaben fortlaufend von der Liste. Damit machen Sie kleine Schritte hin zum Gefühl, die Sache im Griff zu haben.
  • Organisieren: Vor Arbeitsschluss erledigen Sie die letzten Dinge, und was heute nicht rein passt, verschieben Sie auf später. Wichtig auch hier: Was Sie übertragen haben (z.b elektronisch) streichen Sie auf Ihrer Papierliste durch. Mit einem dicken, grünen Stift!
  • Geniessen: Sind alle Einträge auf Ihrer Liste durchgestrichen, geniessen Sie das Gefühl. Stehen Sie auf, schreien Sie "Hurra!", gönnen Sie sich ein Glas Wasser, machen Sie einen Kopfstand. Was immer Ihnen gut tut. Sie haben's im Griff!
Am nächsten Morgen haben Sie so zudem einen deutlich fokussierteren Einstieg, als wenn Sie zuerst das Unerledigte des Vorabends durch Ihr Planungssystem schleusen müssen.

 

In früheren Blogs habe ich weitere Tipps zum Thema Schriftlichkeit veröffentlicht, insbesondere warum dies bei Jahreszielen wichtig ist und wie schriftliche Unterlagen gehirngerecht verwaltet werden können.

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