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Pling! E-Mails gefährden eigene Zielerreichung

Freitag, 21 August 2009
Während Seminaren zum Thema "Selbstmanagement" erfahre ich von zunehmender Zeitverschwendung durch E-Mails: Teilnehmende berichten von täglich 45 bis 150 Minuten Zeitaufwand für E-Mails, Tendenz klar zunehmend.

Der Zeitbedarf ist grösser bei Personen, die den ganzen Tag am eigenen Rechner sitzen. Hier hat oft das E-Mail Programm den User im Griff: Jedes Mail wird umgehend bearbeitet, mit dem Mindset "Das erledige ich jetzt schnell". Genau genommen akzeptiert man so eingehende Mails als ultradringende Arbeitsaufträge. Der Mailabsender diktiert damit - unabsichtlich - die Prioritäten des Empfangenden (bzw. der Empfangende akzeptiert dies, meist unbewusst). Logisch werden so eigene Pläne und Ziele verdrängt.

Es ist erwiesen, dass durch Störungen viel Zeit verloren geht. Bis man gleich konzentriert wie vor der Störung arbeiten kann, dauert es je nach Arbeit zwischen 3 und 20 Minuten. Man rechne!

Verstärkt wird das Problem für viele durch Smartphones. Damit wird man auch ohne Computer noch zusätzlich fremdgesteuert, sei's unterwegs im Zug (wo Sie doch eigentlich an einer Präsentation arbeiten wollten, oder vielleicht mal ein Buch lesen), in der Pause eines Seminars oder am Abend, wenn die Kinder noch wach sind.

Wir wollen hier E-Mails mal nicht verteufeln. Effizient genutzt können sie enorme Zeiteinsparungen bringen. Doch die Realität zeigt, dass viele die eigenen Ziele und Projekte hintenanstellen. Vor lauter E-Mails bleibt keine Zeit mehr dafür. Das ist mittel- und langfristig fatal, für den Arbeitnehmer und die Firma.

Wie stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Ziele auch mit E-Mails erreichen können? ‹ Zur Liste