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Die 5 EMail-Killer für die Inbox Zero

Freitag, 12 Oktober 2012

Seit dem 1. Oktober ist meine Inbox leer. Ein Selbstexperiment während den vergangenen zwei Wochen zeigte mir, dass die Methode INBOX ZERO für mich funktioniert. Lesen Sie hier, wie das geht und welche Haltung nach meiner Erfahrung als Voraussetzung für das Funktionieren der Methode erforderlich ist.

 

Bald 10 Jahre als Coach unterwegs, beschäftige ich mich heute mehr mit Führungs- als mit Selbstmanagement-Fragen. Doch auch ich tappe immer wieder in die Falle, wenn das Umfeld mehr von mir fordert oder ich selber einen "Durchhänger" habe und weniger konsequent bin. 

 

Von einem Kunden bin ich auf Inbox Zero aufmerksam geworden. Ich habe mir das Video angeschaut und am gleichen Abend meine Inbox geleert. Seither reichen 2-3 Zeitfenster pro Tag, um mit der nun überschaubaren Mailflut fertig zu werden. Doch wie funktioniert das, und wie wirkt sich die leere Inbox aus?

Im Grundsatz empfiehlt Merlin Mann, jedes EMail mit einer der folgenden Möglichkeiten zu bearbeiten:

  1. Löschen. Haben Sie hier Mut zur Lücke. Lieber ein EMail löschen als hier liegen lassen. Meist reichen Absender- und Betreff, um den Löschentscheid  fällen zu können.
  2. Weiterleiten: Sollen andere von diesem EMail wissen oder es bearbeiten, leiten Sie es gleich mit einem einzeiligen Kommentar weiter. Gegebenenfalls passen Sie den Betreff so an, dass der Empfänger gleich weiss, was da kommt. Archivieren Sie nun das Mail.
    Delegieren bringt Dinge von Ihrem Tisch. Gegebenenfalls verschieben Sie das EMail in einen Ordner "Delegiert".
  3. Antworten: Falls die Beantwortung weniger als 2 Minuten beansprucht und jetzt der richtige Zeitpunkt ist, beantworten Sie das EMail direkt. Faustregel: Maximal 5 Sätze bzw. 3 Zeilen. Dann archivieren Sie das EMail.
  4. Verschieben: Braucht die Beantwortung mehr als 2 Minuten oder ist jetzt nicht der richtige Zeitpunkt, legen Sie es NICHT in die Inbox zurück, sondern planen Sie die Bearbeitung, z.B. in Ihrer Aufgabenliste. Und nun archivieren Sie es.
  5. Tun: Ist jetzt Zeit dazu, beantworten Sie das EMail. Nach dem Klicken von "Senden" archivieren Sie es.

Damit Inbox Zero funktioniert müssen Sie möglicherweise Ihre Haltung gegenüber Ihrer Inbox überdenken.

  • Erstens: Ist heute Ihre Inbox vielleicht auch Ihre To Do-Liste? Das ist nach neusten neurologischen Unrtersuchungen fatal. Niemand kann die Übersicht auf so viele Dinge haben wie die Anzahl Mitteilungen, die wir täglich erhalten.
  • Zweitens: Sind Sie ständig Online? Deaktivieren Sie den automatischen Empfang, technisch (einfach) und im Kopf (anspruchsvoller)! Ich nehme mir 2x täglich 15 Minuten Zeit mit dem Ziel, dabei je 30 EMails zu erledigen. Wie Punkt 4. oben zeigt kann das auch bedeuten, dass ein zeitintensiveres EMail auf später verschoben wird.
  • Drittens: Vor dem Bearbeiten der EMails versetze ich mich in den Ferrarimodus.
Besonders für Führungskräfte ist es wichtig, den Kopf frei zu haben für Wichtiges. Eine leere Inbox kann Ihren Fokus entscheidend verändern. Wann nehmen Sie sich in der kommenden Woche 30 Minuten Zeit, um Inbox Zero zu starten? Ich bin dankbar für jede Erfolgsmeldung.

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