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Der Sitzungsfalle entkommen

Samstag, 17 März 2012
"Trapped in meetings". Dieser Zustand beschreibt mir oft begegnende Führungskräfte mit überfüllten Agendas und Aufgabenlisten. Ihr hoher Sitzungstakt erzeugt im ganzen Umfeld ein Gefühl von Dringlichkeit, das vom Wichtigen abhalten kann. Die Wirkung geht also weit über die Einzelperson hinaus. Eine eigentliche "Sitzungskrankheit" macht sich besonders in Grossunternehmungen mit hohem Abstimmungsbedarf breit.   Erkennbar sind Organisationen mit dieser Sitzungskrankheit an verschiedenen Auswirkungen:
  • Sitzungen dauern länger als geplant, weil zu wenig Zeit in die Vorbereitung investiert wurde und sie in Inhaltsdiskussionen abdriften
  • Sitzungsteilnehmende "hängen ab" und bedienen ihr Smartphone
  • Es ist kaum möglich, mit wichtigen Personen einen Termin zu vereinbaren
Was für die Führungskraft und ihren Zuständigkeitsbereich oft Wunder wirkt ist das konsequente Einplanen von Zeitblockern. Testen Sie diese Woche mal diese Möglichkeiten, der Sitzungsfalle zu entkommen. So gehen Sie vor:
  1. Motivation prüfen: Überlegen Sie, wie viele der noch unverplanten Stunden Sie für wichtige Führungsarbeit blockieren möchten.
  2. Signal aussenden: Blockieren Sie diese Zeitfenster mit einem für Sie und Ihr Umfeld verständlichen Eintrag, der signalisiert: Ich möchte während dieser Zeit ungestört arbeiten.
  3. Inhalt schriftlich festhalten: Welche drei Dinge möchten Sie in der kommenden Woche anpacken? Notieren Sie diese und halten Sie die Notizen für den Start des ersten Zeitblockers bereit. 
  4. Startpunkt sichern: Setzen Sie sich einen elektronischen Alarm am Startpunkt dieses Zeitblocks. Das steigert die Wahrscheinlichkeit, dass Sie wirklich damit starten.
  5. Mental fokussiert einsteigen: Mit Start des Zeitblocks räumen Sie Ihren Schreibtisch (physisch und elektronisch) von allen Ablenkungen frei und beginnen mit der geplanten Arbeit. Schalten Sie E-Mail und Mobiltelefon zu Beginn des Zeitblocks aus.

Ihr Umgang mit sich selber hat eine direkte Auswirkung auf die Sitzungs- und Führungskultur in Ihrer Unternehmung. In der Sitzungsfalle ist es schwierig, ihr zu entkommen. Haben Sie also in der neuen Woche keine Zeitfenster mehr frei, überlegen Sie, wie Sie diese schaffen können. Und was wäre Ihr erster Schritt für die Folgewochen, um spätenstens dann der Sitzungsfalle zu entkommen?

 

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