Written by: Thomas Freitag
10.05.2011 07:34 

Als ich neulich einen Stoss pendenter Unterlagen durchstöberte, fühlte ich mich inspiriert und getrieben zugleich. Wie viele Ideen haben wir schon zu Papier gebracht und nicht umgesetzt!

 

Doch noch schlimmer ist es, Ideen nur im Kopf zu haben. Das ist nichts eigentlich Neues. In der Mai-Ausgabe 2011 des  Magazins Harvard Business Review bringen Experten zum Thema Selbstmanagement und Führung die Bedeutung der Schriftlickeit nun auf den Punkt: David Allen, "Mr. Getting Things Done" lässt sich hierzu zitieren. "Ihr Kopf ist hier um Ideen zu generieren, nicht um sie zu halten. Alles in eine Liste kippen kann signifikante Auswirkungen haben."

 

Diese Liste will verarbeitet werden. Meine Ideen und Aufgaben überführe ich in Projektunterlagen und eine zentrale Aufgabenliste. Für die Bewirtschaftung der Papierunterlagen habe ich ein hilfreiches System entwickelt, das schon manche Kunden kopiert haben und bei Tele Züri vor Urzeiten gezeigt wurde. Es besteht aus sechs Elementen:

1. Der Papiersammler und der Schredder. Einmal in ein elektronisches Instrument überführt, brauchen Sie die Zettel  nicht mehr.
2. Ein Tagesablagesystem schafft Ordnung für alle heute benötigten Unterlagen. Die sogenannte "Tischablage" steht besser hinter Ihnen, das lenkt weniger ab als auf dem Tisch.
3. Der "Terminator" ist ein einfaches Hängeregister-System mit einem Register pro Tag (1 bis 31) und einem Register pro Monat. Am Tag, an dem ich eine Unterlage wieder benötige, wird sie abgelegt. Am besten in einer beschrifteten Papiermappe.
4. Der "Buchstabator" ist ein A-Z Hängeregister für Erledigtes, das vielleicht bald noch benötigt wird. Geschäftsberichte von Kunden, abgeschlossene Kundennotizen etc. finden hier ihren vorübergehenden Platz.
5. Die "TWDWI-Ablage": Dieses Kürzel steht für "Time Will Deal With It". Hier lege ich ab, was ich nicht wirklich zuordnen kann. Die Zeit erledigt diese Dinge meist von selbst, und glauben Sie mir: Nach einem halben Jahr mal ausmisten hat hier sogar Unterhaltungswert!
6. Das Archiv. Egal ob in Archivboxen oder Ordnern, das wird kaum mehr gebraucht werden.

Wie gelingt es Ihnen, Ihr Gehirn von Ideen und Verpflichtungen zu entlasten?

 

Copyright ©2011 Thomas Freitag

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