Waren Sie auch dabei, in den Zeiten der Einführung von E-Mail in Unternehmungen? Als ich in den frühen 90er-Jahren meine ersten geschäftlichen E-Mails erhielt, wurde jedes noch ausgedruckt, mit dem Chef besprochen, und säuberlichst abgestimmt beantwortet. Wie klassische Geschäftskorrespondenz eben.

Dann kam die WELLE, die E-Mail Flut. Kaum jemand hat gelernt, mit der Flut gehirngerecht umzugehen. Wer sich 20 Jahre nach den ersten schüchternen E-Mails zu stark von der Welle treiben lässt, kann im Strudel untergehen bzw. wird an Orte getrieben, an die er/sie gar nicht hin möchte. Fremd- statt Selbstbestimmung infolge zu vieler E-Mails ist darum für viele ein Produktivitätskiller. Von Zeit zu Zeit hilft eine gross angelegte Reinigungsaktion der Inbox. Als Dauerzustand hilft jedoch nur ein andersartiger Umgang mit E-Mails.

Gehirnforscher sprechen eine klare Sprache: Die Frontallappen unseres Gehirns sind für die Planung zuständig. Werden sie mit zu vielen Reizen zufrachtet, drehen sie im roten Bereich und verabschieden sich temporär. Symptome sind Reizbarkeit, ein Gefühl vom "Ich hab's nicht mehr im Griff" und die Flucht in operative Hektik. Wie ein Fluchttier auf das nächste Warnsignal wartend übernimmt unser Stammgehirn das Kommando, wartet also auf den nächsten Reiz und flüchtet weiter. Reizflut-Pausen führen zu einer Beruhigung der Frontallappen. Diese können ihre Funktion voll wahrnehmen, Reize triagieren und intelligenter leiten als im Alarmzustand.

Ich kann als Coach von Führungskräften zum Thema Selbstmanagement nicht tolerieren, dass ich selber in der Falle der Fremdbestimmung bleibe. Die Auswirkungen der selbstverordneten E-Mail-Pause zwischen 9 und 16 Uhr sind bei mir sind deutlich:

• Ich nehme mir mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben (Akquisition, Kundenpflege, Erholung)
• Ich bleibe gelassener, wenn die Inbox mal anschwillt
• Für das konzentrierte Erledigen der Flut versetze ich mich in den Ferrarimodus
• Meine Aufgabenliste ist deutlich geschrumpft, weil ich dem Geplanten mehr Gewicht beimesse
• Absender von E-Mails haben sich daran gewöhnt, dass sie von mir tagsüber keine Antworten kriegen und rufen wenn's dringend ist an. Das verbindet.
• Mehr und mehr Leute sprechen mich auf meine Signatur in meinen E-Mails an. Das gibt interessante Einstiege für mich als Coach
• Unter dem Strich bin ich klar erfolgreicher: Mehr Wirkung, mehr Fokus, mehr Kunden.